تكمن أهمية تطبيق حق حصول المواطنين على المعلومات من الإدارات المختلفة في المؤسسة، في جعل الإداري يقوم بمهامه وهو تحت أعين المجتمع، ما يساهم في الحد من الفساد ومن تجاوز الأنظمة والمعايير في الخدمات والإجراءات الإدارية والمالية.
تحقيق النجاعة في تطبيق الأنظمة والإجراءات المالية يتطلب وجود تشريعات وثقافة تضمن حرية تدفق المعلومات والوصول إليها، وفي حال لزم عدم الإفصاح عن نوع من المعلومات لحساسيتها بقضايا الدولة العامة، يتطلب، حينئذٍ، تحديدها وشملها في قرارات هيئات عليا، أي أن الأصل هو تعميم المعلومات العامة، والاستثناء هو حجبها.
إن حجب بعض المعلومات يجوز في حالات محددة ومسجلة بدقة، ولا تكون خاضعة لتقديرات أو أمزجة الموظفين أو الإداريين، بل بقرار سياسي يصدر من أعلى. إن المعلومات التي يمكن حجبها تقع في دائرة المجالات التالية:
الخصوصية: أي المعلومات المرتبطة بالفرد وحياته الخاصة، مثل المعلومات الطبية والوثائق الرسمية التي تخص الشخص*.
المعلومات المتعلقة بأسرار الدفاع والأمن: وهي تشمل المعلومات العسكرية والاستخبارية، وكل ما يتعلق بالقوة العسكرية.
معلومات التحقيق: وخاصة التحقيق الأولي أمام النيابة وقضاة التحقيق.
معلومات مصرفية: خاصة التي لا يمكن إلا لصاحب العلاقة أن يطلع عليها، مثل الحسابات البنكية، إلا في حالات خاصة مثل الوفاة.

*الأشخاص اللذين يقبلون تبوء مواقع عامة مثل البرلمانيين يكون لديهم الاستعداد للتنازل عن بعض خصوصياتهم للجمهور، وذلك لتعزيز عملية الشفافية في عملهم.

نستخلص من ذلك ان مفهوم الشفافية يقوم على أساس التصرف بطريقة مكشوفة في كل ما يتعلق يالشأن العام.

وتعني الشفافية:

1- الوضوح: وضوح الوظيفة، وضوح الواجبات، وضوح المصادر، وضوح سير المعاملات،وضوح سبل أداء المسؤول دوره...

2- وضع جميع المعطيات في متناول جميع المواطنين

وبالتالي هي سمة أن يكون هناك وضوح وصدق في الكشف عن المعلومات والقواعد والخطط والعمليات والإجراءات. من حيث المبدأ، وهذا يعني أن الموظفين العموميين وموظفي الخدمة المدنية، ومديري الشركة وأعضاء مجلس الأمناء واجب عليهم العمل بشكل واضح،من أجل لتعزيز المشاركة والمساءلة