الثلاثاء,24 أبريل 2012 - 04:23 ص

حتى تتمكن الهيئات المرجعية من مساءلة المؤسسة فلا بد أن يتوفر بناء مؤسسي وتنظيمي مهني داخل المؤسسات. يقوم البناء المؤسسي على مجموعة من العوامل وهي

1.وضوح رسالة المؤسسة والاتفاق عليها بين جميع المعنيين داخلها.
يعد بيان رسالة المؤسسة المحور الأساس الذي يسير ويضبط جميع أعمال المؤسسة ويشكل مرجعية أساسية لجميع عناصر البناء المؤسسي، وهو النص الذي يشكل الأساس الذي يساءل عليه الجمهور في المؤسسة. عند صياغة بيان الرسالة يجب على الهيئات المرجعية داخل المؤسسة ان تأخذ بالاعتبار وجهات نظر آخرين من خارج المؤسسة، وخاصة الفئات المستهدفة والمؤسسات التي تعمل في نفس المجال . لمراجعة رسالة المؤسسة وضمان عملية المساءلة علينا الإجابة على الأسئلة التالية في أي عملية مراجعة.
- ما هو مجال العمل الذي نقوم به حالياً؟ ما هو تفكير الجمهور والمؤسسات الأخرى في مجال عملنا؟ ما هو مجال العمل الذي يجب أن نقوم به ؟
- ما هي الخدمات او الأعمال التي نقوم بها ؟ وما هو الاحتياج الذي تغطيه هذه الخدمات؟ وكيف نعرف إذا كنا فعلاً نقوم بتغطية هذه الاحتياجات ؟
- من هم المستفيدين الأساسين؟ ما هي توقعاتهم منا؟ وكيف يحكمون علينا بناء على توقعاتهم منا؟
- ما هي الأطراف المعنية الأخرى ذات العلاقة بمجال عملنا؟ ما هي نظرتهم لمساءلتنا حسب اهتماماتهم .
- ما هي القيم التي نعمل في إطارها؟ ما هي السياسات والإجراءات التي أخذناها بالاعتبار حتى نضمن التزامنا فيها ؟
- ما هي آلياتنا للإجابة على استفسارات أو شكاوى الجمهور؟
- لمن علينا ان نرسل تقاريرنا وأية تقارير؟
2. وجود إستراتيجية للمؤسسة متفق عليها ومبنية على تحليل البيئة.
حتى تتمكن المؤسسة من تقييم ومراجعة الإستراتيجية التي تتبناها، لا بد من اعتماد الهيئات المرجعية في تحديد مكونات الإستراتيجية، على دراسات وتحليلات موضوعية ودقيقة عن بيئة المؤسسة الخارجية والداخلية. هذا التحليل قد يستند على تحديد نقاط القوة والضعف في البيئة الداخلية للمؤسسة، والفرص والتهديدات في البيئة الخارجية. التحليل الرباعي(نقاط القوة والضعف والفرص التهديدات) يمكِّن المؤسسة من وضع الإستراتيجية المناسبة والقابلة للتحقيق، وبذلك يمكن للهيئات المرجعية أن تساءل المؤسسة عن إستراتيجيتها.
لضمان أن إستراتيجية المؤسسة قابلة للمساءلة، تقوم الهيئات المرجعية بوضع الأسئلة التالية:
1) هل رؤية المؤسسة واقعية وقابلة للتحقيق ومحددة بزمن؟
2) هل الأهداف التي تبنتها الإستراتيجية واقعية وتأخذ بالاعتبار التحليل الرباعي والعوامل الخارجية التي تؤثر على المؤسسة؟ هل يوجد قيم محددة أو مؤشرات قياس أداء للأهداف التي تم تبنيها؟
3) هل الاستراتيجيات أو الخدمات التي نتبناها ستحقق الأهداف؟ هل يوجد لدينا كفاءات ومصادر مالية كافية لتنفيذ هذه الاستراتيجيات ؟
3. المؤسسة وضعت الخطط التنفيذية للإستراتيجية.
تبقى الإستراتيجية بمكوناتها قراراً تم اتخاذه من قبل الهيئات المرجعية في المؤسسة. يليه قرار أيضاً من الهيئات المرجعية بالموافقة على التدابير الداخلية التي ستقوم بها إدارة المؤسسة لضمان تحقيق الإستراتيجية بكفاءة وفاعلية . لهذا على إدارة المؤسسة أن تقوم بما يلي:
1) وضع خطة سنوية تحدد الأهداف التفصيلية والأنشطة والموازنات التقديرية المطلوبة لتحقيق الأهداف.
2) وضع نظام رقابة وتقييم على الخطة يضمن القيم المرغوب تحقيقها ومؤشرات القياس اللازمة وطريقة القياس ؟
3) مراجعة إجراءات العمل والشراكات اللازمة والكادر البشري اللازم لتنفيذ الخطط التفصيلية؟

4. وجود آليات للإفصاح ونشر المعلومات.
جميع المرجعيات الرسمية والمواطنين والهيئات الرسمية والممولة والمؤسسات ذات العلاقة، من حقها الوصول إلى جميع المعلومات التي تبرهن على أن المؤسسة التزمت وحققت أهدافها، والتزمت برسالتها التي قامت عليها. الشكل أدناه يبين تدفق المعلومات حسب المرجعيات المختلقة التي من حقها معرفة الأداء العام للمؤسسة.